“流程断点” 指一条端到端流程中 “事件驱动的流程链” 或者 “事件触发的活动链” 的断点,“流程断点” 分为 “职能流程间” 的断点和 “流程步骤间” 的断点两种类型。
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“职能流程间” 的 “流程断点”
本公众号前期发表的文章中已说明,端到端流程是多个 “职能流程” 基于 “直接触发关系” 组装而成的。所谓 “直接触发关系” 就是一条职能流程的最后一个步骤完成后所产生的结束事件,一定会直接触发后一职能流程的第一个步骤。那么这两条 “职能流程” 就可以前后串联起来,构成一条由事件触发的活动链,也称为EPC(事件驱动的流程链)。
上图是前文曾经介绍过的<差旅费用报销端到端流程>,其中<差旅费用报销审批流程>的最后一个步骤<团队主管审批>完成后,不会直接触发<月度资金支付计划流程>中的第一个步骤<汇总费用支付申请>,所以<差旅费用报销审批流程>结束后,<月度资金支付计划流程>不会马上启动,而且<月度资金支付计划流程>是否启动本质上与<差旅费用报销审批流程>没有关系,而是与时间有关,到了每个月的15号就启动。
因此,EBPM 方法论认为,在<差旅费用报销端到端流程>中,<差旅费用报销审批流程>和<月度资金支付计划流程>这两条职能流程间存在 “流程断点”,即这两条职能流程虽然是同一条端到端流程的组成部分,但是没有形成一条完整的 “事件-活动链” 或者说,没有形成一条完整的 “EPC(事件驱动的流程链)”。
前文我们也说明过,端到端流程中的 “流程断点” 不一定是错误的,有时甚至是从管理角度刻意为之的,比如这条<差旅费用报销端到端流程>。
端到端流程模型 “该断要断,该连要连” ,这在数字化时代显得尤其重要。数字化的流程引擎会基于模型自动派发任务,如果没有将 “流程断点” 理清楚,那么流程运行时就会状况频出了。
还是以<差旅费用报销端到端流程>为例,如果我们强行将<差旅费用报销审批流程>的最后一个步骤<团队主管审批>和<月度资金支付计划流程>中的第一个步骤<汇总费用支付申请>连起来,那么在数字化平台运行时,当张三提交一次报销申请并且<团队主管审批>完成后,财务人员马上就会收到一个 <汇总费用支付申请> 的待办事项。如果这个任务上有完成时限的要求,比如设定为2 个工作日内完成,那么两天后,这个财务人员马上就会有一个滞后任务的提示。但是,<汇总费用支付申请>这项工作对于此财务人员来说,是每月15日才开始的工作,只要17日前完成,就是符合管理要求的。这并不是天天要完成的一项工作。另外,就这一笔报销申请而言,也没什么好汇总的。
更为严重的是,当一个月内有 100 个、1000个人提交了报销申请,且都完成了<团队主管审批>,相关财务人员就会收到 100 个或 1000 个 <汇总费用支付申请>待办事项,如果真是这样,估计其会 “疯” 掉的。
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“流程步骤间“ 的 “流程断点”
同样,在一条职能流程内,一个<业务活动(流程步骤)>与另一个<业务活动(流程步骤)>之所以构成前后串联的两个流程步骤,也是因为前一个<业务活动(流程步骤)>完成后产生的事件一定会“直接触发”后一个<业务活动(流程步骤)>。如果前后串联的两个流程步骤,不存在“直接触发”关系,那么这两个 “流程步骤间” 就存在 “流程断点”。
仍以上图所示的<差旅费用报销端到端流程>为例,在<差旅费用报销审批流程>这一职能流程中, <提交报销申请>、<合规性审核>和<团队主管审批>这三个活动之所以构成前后串联的三个流程步骤,是因为<提交报销申请>完成后,一定会直接触发<合规性审核>这个业务活动。同样,<合规性审核>完成后,一定会直接触发<团队主管审批>这个业务活动。
本质上,都是前一活动完成所产生的事件触发的后一个活动,只是在没有分叉路径的情况下,绘制流程图时不再逐一画出事件图符而已。反过来说,如果<提交报销申请>、<合规性审核>和<团队主管审批>这三个活动间不存在“直接触发关系”,那么即使他们存在于同一条职能流程中,也不应该连起来构成前后串联的流程路径。
“流程步骤间”的“流程断点”一般不易被发现,绘图的人通常都会将流程图上的所有步骤用线连上,也不管这些步骤间是否真的存在“直接触发关系”。但是,在数字化时代,当数字化流程引擎基于模型自动派发任务时,所有这些问题就“原形毕露”了。
上图所示是博阳家居<不合格品控制流程>的片段,粗看起来这段流程的逻辑似乎没什么问题。但是,严格按照 “事件触发的活动链” 来检查的话,图中箭头所示的三个步骤间就有点问题了。设计部门<步骤05:出具最终处理决定>完成后会产生两个事件,一个是<有异议>,一个是<无异议>,<有异议>时直接触发<步骤 06:不合格品审理委员会仲裁>这个步骤,<无异议>时直接触发<步骤 07:确认处理意见>这个步骤。
这段流程最大的问题是,设计部门完成 <步骤05:出具最终处理决定>这个活动后真的会产生两件事件,分别是<有异议>或<无异议>吗?
难道设计部门自已出具决定,同时会自已认为有<有异议>吗?显然,这两个事件不是<步骤05:出具最终处理决定>这个活动完成后产生的事件,而是其他<业务活动(流程步骤)>产生的事件。而<步骤05:出具最终处理决定>这个活动产生的事件是<最终决定已出具>,这个事件不会直接触发<步骤 06:不合格品审理委员会仲裁>或<步骤 07:确认处理意见>中的任何一个流程步骤。所以,这部分“流程步骤间”是存在“流程断点”的。
再分析<步骤 06:不合格品审理委员会仲裁>和<步骤 07:确认处理意见>这两个步骤间的直接触发关系,同样发现不可能是不合格品审理委员会自己出仲裁结果,自己来确认,这两个步骤间也不存在“直接触发关系”,也存在”流程断点“。
综上,<步骤05:出具最终处理决定>、<步骤 06:不合格品审理委员会仲裁>、<步骤 07:确认处理意见> 这三个 “流程步骤间” 存在 “流程断点”。
深入分析后可以发现,其实是<步骤05:出具最终处理决定>、<步骤 06:不合格品审理委员会仲裁>、<步骤 07:确认处理意见>这三个步骤的先后关系和泳道位置放错了,改成上图所示流程路径,这三个步骤就符合“直接触发关系”了,本职能流程中“流程步骤间”的“流程断点”也就打通了。
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"流程断点" 的消除
消除 “流程断点” 的方法主要有以下两种:
(1)如果是因缺失 “职能流程” 或者 “流程步骤” 导致的,补上相应的 “职能流程” 或者 “流程步骤”。
(2)如果是因为 “职能流程” 或 “流程步骤” 间 “直接触发关系” 逻辑错乱导致的,则重新梳理和编排触发关系。
消除 “职能流程” 间的 “流程断点” 时,<流程接口>是一个很重要的建模方法。
上图是前文提到过很多次的<差旅费用报销端到端流程>,其中<月度资金支付计划流程>和<资金支付流程>是有“直接触发关系” 的前后串联的两个职能流程。在数字化的端到端流程模型中,这种“直接触发关系”或者说“前后串联关系”是通过<流程接口>来表述的。<月度资金支付计划流程>的结束事件接了一个后置的<流程接口:资金支付流程>;而<资金支付流程>的有一个前置的<流程接口:月度资金支付计划流程>。
上图是<差旅费用报销端到端流程>构建完成后的模型示例。右下角<资金支付流程>有多个前置接口,那是因为这个职能流程被多个端到端流程用到,职能流程中的前后置<流程接口>是“端到端流程由职能流程组装而成”这个规则的模型化体现。
上图所示<资金支付流程>中多了个<开始事件>,有和没有这个<开始事件>有很大的区别。
没有<需要支付费用>这个<开始事件>,说明<资金支付流程>不会被单独触发,这一段流程一定是由不同的前置职能流程触发的。
如果有<需要支付费用>这个<开始事件>,则说明<资金支付流程>可以被单独发起,即没有任何前置的流程步骤,直接发起<资金支付流程>,第一个步骤就是<确定付款方式及帐户>。一般来说,这种情况在实际业务活动中是不存在,对于企业来说,没有无缘无故的付款。因此,<资金支付流程>没有<需要支付费用>这样一个<开始事件>。
上述示例也说明了另一个问题,即“职能流程”不等于“可直接发起的流程”。因此,“职能流程”第一个步骤的完成人就是“流程发起人”这个逻辑也是不成立的。本示例中的<资金支付流程>就是不可以直接发起,只能被前置流程触发的流程。<资金支付流程>中第一个步骤的完成人,更不是流程的发起人。
文章来源:莆田鞋业网